Comme la majorité des projets qui sont menés au sein d’une entreprise, il est toujours mieux d’établir un cahier des charges. Ce cahier servira à définir concrètement toutes les actions qui doivent être menées, l’organisation, l’inventaire des objets,… Le cahier des charges devra servir de guide pour l’entreprise et pour le prestataire qui se chargera de réaliser le déménagement, pour que tout se passe selon les besoins de l’entreprise et selon les différents critères fixés dès le départ. En outre, une personne devra être nommée comme responsable du déménagement au sein de l’entreprise.
Le contenu du cahier des charges
Lors du déménagement d’une entreprise, le cahier des charges contribue à exprimer les différents besoins de cette entreprise dans le cadre de ce projet. On peut citer les plus importants comme: l’inventaire des matériels à déménager, le plan détaillé des nouveaux locaux, le planning des opérations, la méthodologie du déménagement et les domaines d’intervention du professionnel de déménagement, les conditions et les modalités en matière d’assurance. Une fois bien établi, il permettra d’avoir la même quantité et qualité d’informations pour mener à bien chaque activité et chaque tâche, dont le responsable est déjà défini.
La nomination d’un responsable de déménagement
Si l’acte de déménagement proprement dit incombe souvent à un prestataire, il y a toujours un responsable au sein de l’entreprise qui est le contact direct et joue donc un rôle de responsable en ce qui concerne tout le projet de déménagement. En plus d’être le coordinateur du projet, c’est cette personne qui devra également jouer le rôle de rapporteur au niveau du comité de direction de l’entreprise. Pour une grande entreprise, c’est toujours mieux d’avoir un responsable dans chaque département ou service qui facilitera la communication et la gestion des actions au niveau de chaque employé.
Les autres clés de réussite d’un déménagement d’entreprise
Outre les deux points importants cités plus haut, il y a d’autres points clés qui sont également important à respecter lorsqu’une entreprise décide de déménager. Tout d’abord, la gestion du budget est primordiale car c’est une dépense qui ne rapportera pas de bénéfice à l’entreprise. Le responsable devra donc trouver le prestataire qui proposera le meilleur devis qui correspond aux besoins de la société. Pour une grande entreprise, la préparation, l’emballage et l’étiquetage des cartons sont importants car il y a beaucoup d’objets et il faut arriver à tout retrouver une fois arrivé dans les nouveaux locaux.
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